Willkommen bei MarieClaire.coms brandneuer Job-Ratgeber-Kolumne mit freundlicher Unterstützung von Karriereleiterin Liz Bentley – schau dir oft ihre peitschenkluge Weisheit an. Hast du eigene Fragen? Schicke sie an [email protected], um sie hier zu beantworten.

Liebe Liz: Ich habe das Gefühl, dass meine Zeit überschwemmt wird, wenn es darum geht, einen Überfluss an Meetings, E-Mails und Chats zu bewältigen. Es ist anstrengend! Wie kann ich überleben und meine Arbeit erledigen? -S.K., 26

Lieber S.K .: Erstens, wisse, dass du nicht allein bist! Kommunikation Verwirrung und Überlastung ist ein großes Problem in der heutigen Belegschaft. Es ist eine Herausforderung, die wir überall in dem Land in Unternehmen jeder Größe sehen, was viele Mitarbeiter frustriert und überfordert macht.

Als ich das Coaching anfing, war alles, was ich hörte, das Ärgernis der ständigen persönlichen Treffen, auf die Baby Boomer bestanden, weil sie die Körpersprache lesen und persönlich kommunizieren wollten. Für die Gen Xers war das eine enorme Zeitverschwendung, aber dann kamen die Millennials und sagten: “Was ist los mit all dieser E-Mail? Warum sind die Gen Xers dafür verantwortlich, meinen E-Mail-Posteingang als Vollzeitjob zu verwalten?”

Da es kein Handbuch dafür gibt, wie und wann die richtigen Kommunikationsmittel zu verwenden sind, versuchen Unternehmen immer noch, es herauszufinden. Einige Personalabteilungen stellen Nachrichten über drei oder mehr Kanäle zur Verfügung, um nur eine Information zu kommunizieren, um die unterschiedlichen Präferenzen zu erfüllen. Der Mangel an Klarheit ist ein großer Zeitverschwender für alle und kann ein Produktivitätskiller sein.

Aus meiner Sicht scheint es ein zweifaches zu sein Menschen Problem: Die Leute benutzen ihr bevorzugtes Kommunikationsmittel – E-Mail, Text, Chat, Telefon – und passen sich nicht an neue Kommunikationstechnologien an.

Während dies ein kollektives Problem ist, haben wir nur unser eigenes Handeln unter Kontrolle. Hier ist, was Sie tun können, um ein Lifter zu sein und nicht in der Welt der Kommunikation am Arbeitsplatz schlanker zu sein.

1. Vermeiden Sie Kommunikationsfehler

Hier können sie uns entgleisen, wenn sie nicht richtig benutzt werden:

  • Persönliche Treffen das geht zu lange, wird von “Talenten” aufgebauscht oder verschwendet nur Zeit für Themen, die in einem Chat oder einem anderen Forum behandelt werden können.
  • Voicemail-Nachrichten Diese enthalten detaillierte Informationen, die besser in einer E-Mail oder zeitkritischen Informationen für einen Text zusammengefasst sind – ganz zu schweigen davon, dass niemand unter 50 Jahren ihnen zuhört.
  • Anrufe das sind außerplanmäßig kann sich wie ein Eindringen in unseren persönlichen Raum fühlen, der uns nicht darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten oder Probleme angemessen anzusprechen. Und ein langwieriger Redner kann eine Stunde umbringen und uns von Projekten und kritischem Denken entgleisen.
  • E-Mails …Das ist genug! Manche benutzen es als Chat, andere als Roman oder einen ausführlichen Leitfaden. Und die schlimmsten Übeltäter sind die “Work-Off-Loader”. Diese Leute nutzen E-Mails, um heiße Kartoffeln von ihrem Teller auf Ihren zu bringen, indem Sie einfache Fragen stellen, keine Entscheidungen treffen oder Aufgaben an Sie abladen. Sie werden auch langsame Projekte verlangsamen und Verantwortung vermeiden mit einem “Ich habe dir eine E-Mail geschickt.”
  • PlaudernForen wo Menschen sich zu schnell bewegen und die Botschaft verfehlen. Wenn sie nicht gründlich genug sind, bleibt die Notwendigkeit, zurückzugehen und die Arbeit zu wiederholen. Und lass uns ehrlich sein, manchmal gibt es einfach zu viel Chat.

    2. Hör auf zu beurteilen

    Wir alle haben unsere eigenen bevorzugten Kommunikationsmittel. Allzu oft sind wir nicht bereit, unsere Stile zu verschieben, indem wir alle bevorzugen, unsere Plattform zu nutzen, und auch andere zu verurteilen, weil sie unsere Methoden nicht nutzen. Wir können denken: “Warum können sie nicht einfach aufstehen und in mein Büro kommen, um darüber zu diskutieren?” oder “Hör auf zu schreiben und heb das Telefon ab; es wird schneller sein” oder “Wie kannst du es wagen, mich anzurufen, ich war mitten in etwas.” Machen Sie einen Schritt zurück und fühlen Sie sich einfühlsam. Denken Sie daran, dass wir alle das Leben durch eine andere Gruppe von Linsen betrachten – und wie wir uns dazu entscheiden zu kommunizieren, spiegelt diese Unterschiede wider.

    3. Fixieren Sie sich zuerst

    Während dies Probleme sind, die jeder angehen muss, haben Sie die Kontrolle über Ihr Teil des Puzzles. So sollten diese Fahrzeuge verwendet werden:

    • In persönlichen Treffen: Verwenden Sie dies, wenn Sie die Körpersprache sehen, eine persönliche Verbindung haben möchten oder eine tiefere Konversation, bei der die Bedeutung übersetzt werden muss.
    • Telefon: kann die schnellste Lösung zur Problemlösung oder Logistik sein. Während es in Ordnung ist, das Telefon für eine kurze Frage zu nehmen – “schnell” ist das operative Wort – ist es auch ideal für geplante Besprechungen, bei denen es wichtig ist, durch Live-Ausgaben zu sprechen.
    • Email: ist das moderne Memo. Hier dokumentieren wir Informationen und thematisieren sie um Themen, die genauer überprüft und durchgelesen werden müssen. Aber stellen Sie sicher, dass sie klar sind, auf den Punkt und nicht zu lange.
    • Text: Im Allgemeinen ist es für schnelle Fragen und Kommunikation, die dringend sind und leicht zu beantworten sind, am besten zu vermeiden. Außerhalb der Öffnungszeiten ist es kein No-Go.
    • Plaudern: sollte für Personen verwendet werden, die sich an mehreren Gesprächen zu Themen beteiligen, bei denen Parteien in ihrer Freizeit ein- und ausgehen können und lesen, was für sie relevant ist.

      Die Welt um uns herum verändert sich mit Lichtgeschwindigkeit und so ist unser Stil und unsere Möglichkeiten, uns miteinander zu verbinden. Wir alle müssen weniger urteilen und mit den neuen Richtlinien an Bord gehen. Es ist an der Zeit, sich an neue Werkzeuge anzupassen und sich gleichzeitig an die alten zu halten, die immer noch für den richtigen Zweck arbeiten.

      “Es ist an der Zeit, sich an neue Werkzeuge anzupassen und sich gleichzeitig an die alten zu halten, die immer noch für den richtigen Zweck arbeiten.”

      Beginnen Sie damit, Ihre eigenen Fallstricke zu erkennen und wo Sie Ihre Arbeit erledigen müssen. Erkenne auch, dass du effektiv sein musst mit alle die Kommunikationsplattformen und erkennen, wie man sie angemessen verwendet. Schließlich, erkennen Sie, es wird eine fortwährende Anstrengung sein. Es wird sich immer ändern. Das ist nur das Leben.

      Liz Bentley ist Gründerin von Liz Bentley Associates, einer Beratungsfirma, die sich auf Führungskräfteentwicklungsprogramme für Einzelpersonen und Unternehmen spezialisiert hat. Mit ihrem Hintergrund in Psychologie, früheren Erfahrungen in Verkauf und Management und einer lebenslangen Erfahrung im Leistungssport, hat Liz eine einzigartige Wertschätzung der Denkweise und der Macht, Verhaltensmuster zu verändern. Liz erhielt ihren BA in Psychologie von der University of Virginia und ihr Coaching-Zertifikat von der New York University.