欢迎来到MarieClaire.com全新的职业建议专栏，由职业教练Liz Bentley提供 – 经常检查她的鞭子聪明的现实世界的智慧。有自己的问题吗？将它们发送到[email protected]以便在这里得到答案。

亲爱的利兹：我觉得我的时间被淹没了，试图管理过多的会议，电子邮件和聊天。真是太累了！我如何生存并完成工作？ -S.K.，26

亲爱的S.K。： 首先，要知道你并不孤单！沟通混乱和超负荷是当今劳动力中的一个大问题。我们在各个规模的公司中看到了全国各地的挑战，让许多员工感到沮丧和不堪重负。

当我第一次接受教练时，我所听到的只是婴儿潮一代坚持要求的持续面对面会议的烦恼，因为他们喜欢阅读肢体语言并亲自交流。对于X世代来说，这是浪费时间，但随后千禧一代出现并说：“这些电子邮件的内容是什么？为什么X世代将管理我的电子邮件收件箱作为全职工作？”

由于没有关于如何以及何时使用正确的通信工具的手册，公司仍在努力解决这个问题。一些人力资源部门使用三个或更多渠道发布新闻只是为了传达一条信息以满足不同的偏好。缺乏清晰度是每个人的巨大浪费时间，可能成为生产力的杀手。

从我的观点来看，它似乎是双重的 人 问题： 人们过度使用他们喜欢的通信工具 – 电子邮件，文本，聊天，电话 – 他们没有适当地适应新的通信技术。

虽然这是一个集体问题，但我们只能控制自己的行为。因此，在工作场所沟通的世界里，你可以做些什么才能成为一个提升者而不是更精简的人。

1。 避免沟通陷阱

如果使用不当，他们可以在这里脱轨我们：

  • 面对面的会议 持续太久，被“谈话者”高举，或只是浪费时间在聊天或其他论坛上可以处理的主题。
  • 语音邮件消息 其中包含更好地总结在电子邮件中的详细信息或最适合文本的时间敏感信息 – 更不用说50岁以下的任何人都没有收听它们。
  • 电话 那是 不定期 我可以感觉像是侵入我们的个人空间，而不是让我们准备好回答问题或妥善解决问题。一个长话的说话者可以杀死一个小时，让我们脱离项目和批判性思维。
  • 电子邮件…已经足够！有些人用它作为聊天，有些则用作小说或精心制作的指南。最糟糕的罪犯是“卸货机”。这些人通过询问简单的问题，不做决定，或者向你倾倒任务，使用电子邮件将热土豆工作从他们的盘子上移到你的盘子上。他们还会减慢已完成的项目，并通过“我发送给您的电子邮件”来避免责任。
  • 聊论坛 人们移动太快而错过了信息。如果它们不够彻底，则需要返回并重做工作。让我们面对现实，有时聊天太多了。

    2。 停止评判

    我们都有自己喜欢的沟通工具。很多时候，我们不愿意改变我们的风格，更喜欢每个人都使用我们的平台，同时也判断其他人不使用我们的方法。我们可能会想，“为什么他们不能起身来我的办公室讨论这个问题？”或者“停止发短信并拿起电话;它会更快”或“你怎么敢打电话给我，我正处于某种状态。”退后一步，同情心。请记住，我们都通过不同的镜头来看待生活 – 我们如何选择沟通是这些差异的反映。

    3。 先修复自己

    虽然这些都是每个人都需要解决的问题，但您可以控制自己的难题。以下是这些车辆的使用方法：

    • 亲自参加会议： 当你想要看到肢体语言，有个人联系或需要翻译意义的更深层对话时，请使用此功能。
    • 电话： 可以成为解决问题或通过物流进行交谈的最快解决方案。虽然可以拿起电话快速提问 – “快速”是一个有用的词 – 它也适用于预定的会议，在那里通过实时问题进行讨论是必要的。
    • 电子邮件： 是现代备忘录。这是我们记录信息的主题，并围绕需要仔细阅读和阅读的主题进行讨论。但要确保它们清晰，明确，不要太久。
    • 文本： 通常要避免，最好是快速的问题和沟通，具有紧迫性，易于回答。在非工作时间，这是一个禁忌。
    • 聊天： 应该用于参与多个对话的人们，这些话题可以让各方在闲暇时进出，阅读与他们相关的内容。

      我们周围的世界正以光速变化，我们的风格和选择也在相互联系。我们都需要减少判断并加入新的指导方针。现在是适应新工具的时候了，同时也要坚持那些仍然为正确目的工作的旧工具。

      “现在是适应新工具的时候了，同时也要紧紧抓住那些仍然为正确目的而工作的旧工具。”

      首先要认识到自己的陷阱以及需要完成工作的地方。也意识到你需要有效 所有 通信平台并认识到如何恰当地使用它们。最后，意识到这将是一项持续的努力。它将永远在变化。那就是生活。

      Liz Bentley是Liz Bentley Associates的创始人，Liz Bentley Associates是一家专门为个人和公司提供领导力发展计划的咨询公司。凭借她在心理学方面的背景，以前在销售和管理方面的经验，以及在竞技体育方面的一生经验，Liz对思维方式和改变行为模式的能力有着独特的认识。 Liz拥有弗吉尼亚大学的心理学学士学位和纽约大学的教练证书。